Stop met uitstellen: zo maak je een haalbare to do lijst
Bijna iedereen kent het wel: je begint je werkdag met een frisse to-do-lijst, duidelijke plannen. Maar aan het eind van de dag? Nog steeds taken open. En morgen gebeurt precies hetzelfde. Heel vervelend en misschien schaam je je er zelf wel een beetje voor. Een geruststelling: je bent niet de enige én het kan echt anders. Met de juiste aanpak, en een beetje inzicht in je brein, gaat het lukken.
Je kiest onbewust de kleine en makkelijke taken
Uit onderzoek van LinkedIn blijkt dat 63% van de mensen hun to-do-lijst niet afkrijgt en dat makkelijke taken vaak eerder worden afgerond dan de ingewikkelde of lange taken. Dat is best logisch, want bij iedere taak die je afvinkt, maakt je brein dopamine aan. De keuze voor de makkelijke taken maak je dus vooral onbewust. Vaak ben je geneigd meerdere taken tegelijk op te pakken. Dat voelt efficiënt, maar werkt averechts. Je aandacht raakt daardoor verdeeld en uiteindelijk kosten beide taken daardoor meer tijd.
Haal alles uit je hoofd en zet het op papier
Een eeuwenoude methode, maar hij werkt: in het boek Getting Thins Done beschrijft David Allen een methode die helpt om meer overzicht en rust in je hoofd te krijgen: haal alles uit je hoofd en zet het op papier. Dus niet alleen werk, maar ook kleine dingen zoals boodschappen doen, een afspraak maken of een LinkedIn-post uitwerken. Door alles te ordenen, hoef je het niet meer te onthouden. Dat geeft ruimte in je hoofd en helpt om beter te focussen.
In 5 stappen:
1. Schrijf alles op
Alles begint met overzicht. Schrijf daarom alles op wat er in je hoofd zit. Groot of klein, werk of privé. Denk bijvoorbeeld aan: een offerte uitwerken, de planten water geven, een overleg voorbereiden en de tandarts bellen.
2. Structuur en prioriteit
Daarna stel je prioriteiten: wat moet vandaag en wat kan morgen? En wat is werk en wat privé? Het structureren en prioriteren van deze zaken geeft onbewust veel meer rust. Ook voorkomt het dat je tijdens je werktijd in beslag genomen wordt door zaken die je privé nog moet regelen en andersom.
3. Zo concreet mogelijk
Moet je een grote presentatie maken? Dan is ‘beginnen aan presentatie’ niet duidelijk genoeg. Maak het liever kleiner en concreter, zodat het behapbaar is. Bijvoorbeeld: ‘eerst drie slides van de presentatie’. Hoe concreter de taak, hoe kleiner de drempel om te beginnen.
4. Houd je lijst haalbaar
Een lange lijst met taken werkt eerder verlammend dan motiverend. Maak daarom een lijstje met een beperkt aantal haalbare taken. Alles wat daar niet op past, schuif je door naar een ander moment. Dat geeft rust, maar vergoot ook de kans dat je de taken op je lijst echt af krijgt.
5. Begin en maak af
De laatste stap is het belangrijkst: gewoon beginnen! Om het makkelijker te maken, kun je je meldingen uitschakelen en je mailbox sluiten. Vind je het lastig om een langere tijd gefocust te werken? Spreek dan een tijd of een moment met jezelf af waarop je even mag pauzeren.
Met een heldere structuur, concrete taken en bewuste keuzes werk je niet alleen efficiënter, maar ook met meer rust!